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Philologische Fakultät der Universität Leipzig

Studienbüro

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AlmaWeb und Studienbüro – Studienbüro und AlmaWeb

AlmaWeb ist der Name des Campus-Management-Systems, welches derzeit an der Universität Leipzig eingeführt werden soll. Es handelt sich vereinfacht gesprochen um eine große Datenbank, mit dem Studierende, Veranstaltungen, Räume, Noten und Vieles mehr integriert verwaltet werden können.

Welche Anforderungen stellt AlmaWeb?

Universitätsweit eingesetzte Systeme brauchen im Hinblick auf unsere Größenordnung fest umrissene, standardisierte Prozesse, um die Komplexität des Gegenstandes, den sie verwalten sollen, nicht unnötig durch organisatorische Insellösungen zu erschweren. Damit diese offensichtliche Anforderung umgesetzt werden kann, benötigt es MitarbeiterInnen und Organisationseinheiten, die entsprechend gut geschult sind.

Daraus ergibt sich der nächste Anspruch: Wissensmanagement. Darunter verstehen wir die Bündelung von Erfahrungswerten, das Abstimmen von Arbeitsprozessen und die Suche nach dem für die Fakultät bestmöglich passenden Verfahren. Warum sollte ein Fehler mehrmals begangen werden, wenn ein Blick in eine gemeinsam angelegte und gepflegte Dokumentation diesen verhindern kann? Beide Aspekte stellen die Hauptanforderung an die Philologische Fakultät dar: Das Finden und Schulen geeigneter MitarbeiterInnen und das allgegenwärtige Selbstverständnis, dass man die Erfahrungen der jeweils individuellen Arbeitsschritte mit den KollegInnen zum Wohle aller teilt sowie die koordinierte Sammeltätigkeit allen Wissens rund um AlmaWeb.

Müssen Sie Informatiker sein, wenn Sie AlmaWeb bedienen wollen oder sollen? Mitnichten! Natürlich besteht ein gewisser Einarbeitungsbedarf, der über speziell angebotene Schulungen abgedeckt wird, jedoch ist danach die Bedienung im Grunde nicht komplexer als die eines Office-Programms.

Welche Vorteile soll die Arbeit mit AlmaWeb haben?

AlmaWeb will mit einem System den gesamten studentischen Zyklus verwalten können, und zwar mit so wenig Daten wie möglich und unterhalb einer gemeinsamen Oberfläche. Medienbrüche, die bspw. in der Vergangenheit Arbeiten behindert oder Fristen ungünstig beeinflusst haben, sollen entfallen. Zukünftig muss niemand mehr händisch erstellte Listen in ein Tabellenformat am PC übertragen, welches dann per E-Mail an andere MitarbeiterInnen gelangen muss, um dort von neuem konvertiert und in das endgültige Datensystem eingepflegt zu werden.

Ein weiterer, wiederkehrender Aspekt ist die Online-Einschreibung. Die Institute sollen fortan in die Lage versetzt werden, ihr Lehrangebot online anbieten und regulieren zu können. Damit dies funktioniert, wird die Entwicklung sehr nah am bereits bestehenden Einschreibsystem TOOL orientiert. Zwei Vorteile ergeben sich daraus: Erstens kann das TOOL die Spezifika des Leipziger Modulbegriffs am besten nachbilden, da es eine Haus-Entwicklung ist. Zum anderen ist das TOOL von seiner Oberfläche her vielen Studierenden bereits bekannt, so dass es hier zu wenig Problemen kommen dürfte.

An die Einschreibung docken Bewerbungs- und Zulassungsverfahren auf der einen, Prüfungsverwaltungs- und Zeugnisangelegenheiten auf der anderen Seite an. Durch die integrierte Datenhaltung besitzt man einen in sich kohärenten Bestand an Informationen pro Student. Dessen verwaltungstechnischen Bedürfnisse können, die entsprechenden Prozesse vorausgesetzt, auf diese Weise schnell gestillt werden und zwar ohne größeren Personalaufwand.

Natürlich besitzt AlmaWeb noch viele andere Vorteile – und um der Wahrheit die Ehre zu geben: Natürlich auch Defizite – aber diese erstrecken sich in andere Bereich der Universität, die für den Fakultätsalltag eher weniger Bedeutung besitzen.

Wie ist das Studienbüro hierin involviert?

Oberste Maxime der Arbeit in den Studienbüros ist Wissenschaftsangemessenheit. Aufgabe des Verwaltungshandelns ist es daher, sich an einer innovationsfreundlichen Gestaltung der Kernprozesse im Bereich Studium und Lehre zu orientieren. Gegenüber Studierenden und der Durchführung der universitären Kernaufgabe Studium und Lehre besitzt das Studienbüro eine allumfassende Verantwortung, die seine MitarbeiterInnen professionell und innovierend wahrnehmen wollen.

Dabei verschreiben wir uns der Verbesserung der Qualität von Studium und Lehre, indem wir in den Instituten der Fakultät durch Unterstützung bei Koordinationsaufgaben und Beschaffung von Informationen helfen und die Zusammenarbeit der Fächer organisatorisch fördern. Die maßgebliche Realisierung des Betriebs von AlmaWeb an der Philologischen Fakultät erfolgt durch das Studienbüro, welches damit elementar zur Sicherstellung der Studierbarkeit und zur Etablierung eines akademischen Qualitätsmanagements beitragen möchte.

Kontakt zum zentralen Projekt

Über diesen Link erreichen Sie das Projektbüro AlmaWeb im Intranet der Universität. Zusätzlich stehen folgende Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung:

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