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Philologische Fakultät der Universität Leipzig

Studienbüro

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AlmaWeb: Etappenziel Einschreibung

Das Projekt AlmaWeb biegt für unsere Institute auf die Zieletappe ein: Zum Sommersemester 2015 ist geplant, die Einschreibung und die vollständige Weiterverwaltung der Studiengänge mit Abschluss Bachelor of Arts, Master of Education und Staatsexamen über das AlmaWeb-System zu realisieren.

Auch wenn noch nicht schon heute alle technischen Aspekte des Systems und der Organisation vollständig geklärt sind, zeichnet es sich dennoch ab, dass diese Bereiche unseres Studienangebotes fortan dauerhaft über das neue System laufen werden.

Damit sich für unsere Institute der diesbezügliche Aufwand in Grenzen hält bzw. das Maß dessen, was heute schon von den Mitarbeitern geleistet wird vielleicht sogar verringert werden kann, wird das Studienbüro der Philologischen Fakultät zum Einsatz kommen. Daraus entstehen für alle Beteiligten – Fakultät, Institute und Zentralverwaltung – drei große Vorteile:

  1. In den Instituten muss niemand im Bezug auf die Vorbereitung der Einschreibung in AlmaWeb geschult oder mit anderweitigen als den bisher vertrauten Aufgaben belastet werden. Sie fertigen einfach wie bisher die Semesterplanung an und reichen diese in Kopie weiter. Für die o.g. Studiengänge müssen dann bspw. auch keine TOOL-Tabellen mehr ausgefüllt werden.
  2. Das Studienbüro der Fakultät wird danach alles ins System übertragen. Damit bildet es die Schnittstelle zwischen den Institutsplanungen und der gesamtuniversitären Weiterverwendung. Durch die konzentrierte Befassung mit dieser Aufgabe professionalisiert sich unser Haus in kürzester Zeit, ohne dass es in den Instituten selbst zu nennenswerten organisatorischen Umstrukturierungen kommen muss.
  3. Der Zentralverwaltung der Universität steht mit dem Studienbüro ein präsenter und kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung. Dieses kann durch seine intensive Befassung mit dem Prozess viele Anfragen, die sonst unkontrolliert in die Institute geflossen wären, schon vorab klären. Somit sollten in der Regel nur noch wenige, spezialisierte Anfragen zu den einzelnen Instituten gelangen.

Damit das Studienbüro die Semesterangebote für die o.g. Studiengangsvarianten für die Einschreibung mittels AlmaWeb durchführen kann, benötigen wir die Mithilfe der Institute: Die Planungen der Lehrveranstaltungen sollten möglichst bis Mitte Januar 2015 weitestgehend abgeschlossen sein, damit wir sie ins System übertragen können.

Die Semesterplaner des Studienbüros würden dann Mitte/Ende Januar auf die Institut zukommen, um die Planungsdaten mit den planend tätigen MitarbeiterInnen zu besprechen und für die Weiterverarbeitung zu übernehmen. Da der Beginn der Einschreibung in diesem Semester der 23. bzw. 25. März 2015 sein wird und gleichsam Universität wie Studienbüros vor einer neuen, unbekannten Prozesslast stehen, ist eine Übertragung der Planungen in das AlmaWeb-System spätestens ab Februar 2015 vorgesehen.

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