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Philologische Fakultät der Universität Leipzig

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Vereinfachte Notenübermittlung via AlmaWeb

Mit AlmaWeb haben die Prüfer erstmals die Möglichkeit, generierte Gesamtnoten direkt in das Prüfungsverwaltungssystem einzuspeisen. In manchen Fällen stehen Sie aber vor einem schier undurchdringlichen Daten-Dschungel. Wie man diesen schneller bewältigen kann, zeigen wir hier in einem Video.

Das grundlegende Verfahren der Noteneingabe finden Sie auf der Seite: Notenübermittlung via AlmaWeb. Die folgende Dokumentation stellt ein vereinfachtes Verfahren besonders für große Notenmengen vor und setzt voraus, dass Sie das reguläre Verfahren kennen.

Motivation

Das Prüfungsverwaltungssystem stellt jedem Prüfer jedes Semester Listen zur Verfügung, die im Browser aufgerufen und mit Noten befüllt werden können. Leider kann es dabei in einzelnen Fällen aber zu Listen mit sehr vielen Prüflingen kommen – 200 bis 300 Teilnehmer sind dabei keine Seltenheit. In der Spitze können hier sogar bis zu 500 Studierende pro Prüfung auf ihre Noten warten. Erschwerend kommt hinzu, dass mehrere Prüfer eine Modulgesamtliste vor sich haben, d.h. sie sind bspw. gefordert, ihre 40 Studierenden aus den vorhandenen 500 heraus zu filtern.

Dies ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch wenig ergonomisch. Wäre es da nicht wunderbar, wenn Sie in diesen Listen nur ihre Studierenden angezeigt bekämen? Oder vielleicht noch besser: ihre gewohnte Notenliste eingeben könnten, ganz gleich welches Format diese hat? Mit den folgenden Video möchten wir Ihnen zwei Möglichkeiten präsentieren, Noten möglichst effektiv in AlmaWeb zu verarbeiten. Es basiert auf den Vorarbeiten von Dr. Christian Herfter aus dem Studienbüro der Erziehungswissenschaft, dessen Einsatz hier überhaupt nicht zu hoch bewertet werden kann. Dr. Herfters originale Bedienungsanleitung können Sie sich an dieser Stelle herunterladen.

Technische Voraussetzungen

Seit dem Februar 2016 müssen die Benutzer keine Zusatzprogramme mehr installieren. Die erforderliche Software wurde von der Zentralen Studienkoordination in AlmaWeb selbst eingebaut. Wer bereits Greasemonkey und das Userscript installiert hat, kann beides nun deaktivieren bzw. deinstallieren. Wichtig ist lediglich, dass der Browser JavaScript darstellen kann und Sie dieses nicht explizit ausgeschalten haben.

Wenn Sie ein halbwegs neues Computersystem benutzen und nicht wissen, wovon im letzten Satz die Rede war, sollte auf Grund der normalen Einstellungen auch Ihr System funktionieren.

Video Nutzungsmöglichkeiten

Sie können alle Hinweise auf eine notwendige Installation oder eine Browser-Einschränkung in diesem Video ignorieren.

Erste Voraussetzung: Sie benötigen eine Übersicht ihrer Studierendengruppe, möglichst in tabellarischer Form. Dafür können sie jeden beliebigen Datenbestand benutzen, sei es aus ihrer eigenen Studierendenverwaltung oder einer von ihnen aktuell gehaltenen TOOL-Tabelle. Dabei ist es ohne Bedeutung, welches Tabellenkalkulationsprogramm nutzen oder wie die Tabelle selbst beschaffen ist. Wichtig ist nur, dass sich darin die korrekten Matrikelnummern der Studierenden befinden, denn das ist das Kriterium, nach dem unser Script eineindeutig arbeiten kann.

Verwendung #1: Ihre Prüflinge filtern

Wenn Sie in AlmaWeb die Notenverbuchung aufrufen sehen Sie im Grunde die selbe Seite wie vorher: Eine entsprechend lange Liste mit vielen Studierenden, ihren Matrikelnummern und Noteneingabefeldern. Es gibt jedoch einem kleinen Unterschied. Am linken Bildschirmrand befindet sich ein kleines Texteingabefeld und eine Schaltfläche namens „Filtern / Eintragen“. Nun wollen wir die Seite so verändern, dass sie nur noch die Studierenden sehen, die sie auch in ihrer Liste haben.

Gehen sie hierfür in ihre Excel-Tabelle mit den Studierendendaten. Markieren sie alle Matrikelnummern, die sie in der Noteneingabe sehen wollen. Kopieren sie diese Auswahl. Nun gehen wir wieder zurück zu AlmaWeb. Fügen Sie die Tabellen-Daten im linken Texteingabefeld ein und klicken auf Filtern. Et voila: Es sind nur noch jene Studierenden zu sehen, deren Nummern auch in Ihrer Liste standen! Somit haben Sie aus einer Modulgesamtliste auf ihrem Computer eine kleine Seminarliste gemacht! Tragen Sie nun einfach ihre Noten ein und geben Sie diese frei. Und schon sind sie fertig!

Verwendung #2: Filtern und Noten eingeben

Die Filterfunktion ist an sich schon ein großer Gewinn, wenn sie eine Seminargruppe in einer Modulgesamtliste verbuchen möchten. Sie können sich nämlich nicht nur Ihre Prüflinge anzeigen lassen, sondern zusätzlich dafür sorgen, dass auch gleich die Noten aus ihrer eigenen Prüfungsverwaltung in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden. Hierfür gehen wir wieder in unsere Excel-Tabelle mit Matrikelnummern. Diesmal markieren wir auch die dazugehörigen Noten. Dabei spielt es keine Rolle, ob in der Tabelle noch andere Daten wie bspw. der Name, Studiengang oder andere Anmerkungen stehen. Wichtig ist nur die siebenstellige Matrikel und eine Note in der Form x,y.

Wichtig: Es ist von großer Wichtigkeit, dass Format X Komma Y einzuhalten. Wenn in ihren Tabellen nur “2” oder “2.3” (lies: zwei punkt drei) steht, wird das Script keine Note erkennen und eintragen können.

Kopieren Sie einfach den kompletten Tabelleninhalt und fügen Sie ihn im Texteingabefeld ein. Nach einem Klick auf „Filtern / Eintragen“ sehen sie alle in der Liste verfügbaren Prüflinge mit eingetragener Note. Kontrollieren Sie, ob alles stimmt – dann einfach speichern und freigeben!

Ausklang

Mit dieser Methode ist es möglich, dass beispielsweise ein Kollege die Noten für alle anderen seines Moduls verbucht. Dies wäre ein denkbarer Anwendungsfall für sehr große Module mit vielen Parallelveranstaltungen. Sollten Sie hierzu noch Fragen haben oder Unterstützung benötigen, rufen Sie einfach im Studienbüro der Philologie an. Denn nicht vergessen: Wir sind für Sie da!

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