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Philologische Fakultät der Universität Leipzig

Studienbüro

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Semesterplanung

Die SemesterplanerInnen bilden die Schnittstelle der Institute zum Campus-Management-System. Ziel dieser Studienbüro-Einheit ist es, die Institute der Fakultät im Regelbetrieb zu entlasten, und zwar ebenso effektiv und effizient, wie es die anderen Kollegen im Zusammenhang mit der Erstellung der zu Grunde liegenden curricularen Ordnungen bereits tun.

Im Gegensatz zu den Curricularmanagern, die ihrerseits Ordnungen entwerfen und Studiendokumente formalisieren, liegt der Fokus der Semesterplanung auf der organisatorischen Umsetzung jener abstrakten Ordnungen in ein konkretes Studienangebot. In jedem Semester, so die Idee, werden die abgeschlossenen Planungen der Institute von uns in das System übertragen. Zum Wintersemester 2014/15 geschieht dies vornehmlich noch über die Bearbeitung der TOOL-Listen, später, wenn AlmaWeb auch für unsere Fakultät an den Start gegangen ist, im Campus-Management-System selbst.

Der Vorteil der Institute: Sie benötigen für diesen Prozess keinerlei Wissen über AlmaWeb! Ihre Planungen können Sie weiterhin mit den Ihnen bekannten Werkzeugen durchführen und uns zuarbeiten. Wir sorgen durch unsere Tätigkeit dafür, dass Sie im Laufe des Semesters alle Features des Systems nutzen können, angefangen von der elektronischen Einschreibung bis hin zur Prüfungsverwaltung!

Was wir wollen, schon können – und was nicht

Die neuen Kolleginnen stammen nicht aus der akademischen Verwaltung und passen daher wunderbar zum neuen Campus-Management-System, das bisher auch noch keine praktische Funktion im Bereich der Studienorganisation in der Fakultät ausführt. In eigens dafür stattfindenden Schulungen werden beide miteinander »bekannt gemacht«. Daraus erwachsen in der Folge drei Aspekte:

  1. Die Semesterplanerinnen lernen gleichsam die für ihre Arbeit notwendigen technischen wie administrativen Abläufe kennen, und zwar ohne etwaige Vorprägung durch Arbeitsmuster aus anderen Bereichen der Universität. Dies macht sie flexibel einsetzbar. Zusätzlich erhalten wir so den Blick »von außen« Kommender, die uns frei von täuschenden impliziten Annahmen auf eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen können. Dies kann durch uns zu vermehrten Nachfragen an Sie führen – wir bitte um Ihre geduldige Nachsicht.
  2. Da es sich abzeichnet, dass sich dieser Lernprozess im Sinne eines learning by doing abspielt, brauchen wir hierfür etwas Zeit. Wir wollen das Campus-Management-System optimal auf die Bedürfnisse der Institute unserer Fakultät abstimmen. Diese Zeit nehmen wir uns – für Sie, für uns, für alle. Denn nichts ist schlimmer als eine Reform, die alles Vorhandene zum Schlechteren entwickelt. Das bedeutet aber auch, dass Sie indirekt an der Implementation Ihres neuen Werkzeugs mitwirken!
  3. Im Rahmen dieser Anpassung und Abstimmung müssen wir uns – Studienbüro- und InstitutsmitarbeiterInnen – kennenlernen. Das schließt auch die verschiedenen Arbeitsmodi der Institute und des Systems mit ein. Am Ende des Tages soll alles auf die Etablierung eines zuverlässigen Arbeitsprozesses mit transparent verteilten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten hinauslaufen. Diese Phase wird nötig sein, damit wir unsere Grundprämisse erfüllen können: Wir wollen Sie langfristig entlasten – nicht Sie auf ewig das Computersystem.

Zukünftig

Perspektivisch soll auf Basis der Semesterplanung ein Rückkanal etabliert werden, der statistische Informationen und Verlaufs- bzw. Kapazitätsprognosen aus der Arbeit mit dem System zur Verfügung stellt. Auf diese Weise sollen zukünftige Planungen noch passgenauer möglich werden.

Das Studienbüro begreift sich selbst auch als Mittler zwischen Lehre, Organisation und Zentralverwaltung. Durch eine klare Verteilung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sollen die zuständigen MitarbeiterInnen der Institute und des Prüfungsamtes kompetente Ansprechpartner vor Ort erhalten. Neu Hinzukommenden bietet sich mit dem Studienbüro im Allgemeinen und den Semesterplanern im Speziellen eine erste Anlaufstation bei der Erledigung ihrer studienorganisatorischen Aufgaben.

Natürlich begreift sich auch das Team der Semesterplanung als Teil des fakultätsweiten Qualitätsmanagements und nimmt dementsprechend seine Aufgaben auf der Grundlage der bestehenden Gesetze und Ordnungen wahr. Wo es sich jedoch abzeichnet, dass unter Umständen Ordnungen angepasst werden müssten, besitzt es auf Grund seiner räumlichen Nähe zu den Instituten und den Curricularmanagern einen kurzen Weg für Rückmeldung zu eventuell notwendig werdenden Dokumentenänderungen.

Gerne unterstützen unsere Kolleginnen Sie auch bei der Durchführung anderer Anliegen im Bereich der Studienorganisation. Sprechen Sie hierfür einfach die Leitung des Studienbüros an.

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